Meeting Book Corporate Edition


Meeting Book Corporate Edition permette la gestione completa di meeting aziendali.
Con Meeting Book Corporate Edition infatti puoi organizzare i documenti aziendali in fascicoli strutturati, distribuirli agli invitati garantendo sicurezza e riservatezza, coordinare le presentazioni durante la riunione.
L'uso da parte degli invitati con i tablet rimane semplice ed immediato, il controllo da parte dell'organizzazione è completo.

Meeting Book Corporate Edition


Meeting Book Corporate Edition permette la gestione completa di meeting aziendali.
Con Meeting Book Corporate Edition infatti puoi organizzare i documenti aziendali in fascicoli strutturati, distribuirli agli invitati garantendo sicurezza e riservatezza, coordinare le presentazioni durante la riunione.
L'uso da parte degli invitati con i tablet rimane semplice ed immediato, il controllo da parte dell'organizzazione è completo.

Caratteristiche e funzionalità


Gestione del ciclo di vita del meeting

Redazione e Pubblicazione

Nella fase di redazione, un gruppo di lavoro può inserire e verificare i contenuti. Quando il book è pronto viene pubblicato e reso visibile ai partecipanti.

Esecuzione del Meeting

I partecipanti possono consultare i documenti e usarli nel meeting. E' possibile configurare la disponibilità del meeting in funzione del profilo dei partecipanti. Per esempio alcuni possono accedere al meeting dal momento della pubblicazione, altri solo nel corso dell'esecuzione del meeting.

Archiviazione

Ogni utente registrato potrà accedere all'archivio dei propri meeting. L'accesso sarà comunque disciplinato e controllato centralmente, in funzione del profilo del singolo partecipante.


Gestione dei documenti

Sommario strutturato

I documenti possono essere organizzati in un sommario strutturato, a più livelli. E' possibile inoltre evidenziare documenti di rilievo (come per esempio un verbale), per attivare alcune feature di accesso rapido su Tablet.

Allegati

Oltre ai documenti oggetto di presentazione sincronizzata, è possibile aggiungere al meeting altri documenti, come allegati. Meeting book supporta allegati nei formati più comuni (MS Office, ecc..).

Integrazione

Meeting Book può essere integrato in sistemi documentali, di content manager, workflow e con qualsiasi applicazione corporate. In questo caso può accedere direttamente ai contenuti aziendali disponibili.


Gestione dei partecipanti

Utenti e gruppi

Meeting book ha un proprio sistema di gestione utenti. Ad ogni utente è associato un profilo ed un insieme di informazioni per facilitarne il contatto. E' possibile organizzare gli utenti in gruppi per facilitare l'organizzazione di meeting periodici con gli stessi partecipanti.

Gli ospiti

E' possibile gestire utenti "ospiti", che hanno accesso sporadico o non previsto ai meeting aziendali, per i quali devono essere previste alcune restrizioni nella consultazione dei documenti.

Autenticazione utenti

Meeting Book può integrarsi con Directory Services e sistemi di autenticazione e single sign on aziendali.

Meeting Pubblici

E' possibile creare meeting pubblici, ovvero disponibili per tutti gli utenti registrati dall'azienda.


Il moderatore

Gestione degli stati del meeting

Il moderatore può, via web o via tablet, cambiare lo stato del meeting, attivando e concludendo la riunione. In questo modo ha il pieno controllo delle modalità di distribuzione dei documenti utilizzati.

Gestione dei ruoli

Durante il meeting, il moderatore ha visibilità di tutti i partecipanti. Può gestire dal suo tablet lo stato di tutti i tablet dei partecipanti, assegnando la parola ai diversi speaker che si seguono, e forzando tutti gli ipad a seguire le presentazioni.

Gestione delle presenze

E' possibile certificare la presenza dei partecipanti. Il moderatore può gestire un foglio presenze che può essere allegato alla documentazione di meeting.


Riservatezza e Sicurezza

Accesso all'applicazione

L'accesso ai documenti è consentito solo agli utenti registrati, ai quali viene rilasciato un account. Come ulteriore sicurezza, è possibile attivare un PIN di accesso all'applicazione su Tablet per evitare ogni tipo di uso non autorizzato.

Security Code

Oltre all'autenticazione e al PIN di accesso, è possibile proteggere singoli Meeting Book e/o singoli documenti con codici di sicurezza definiti in fase di redazione. Solo chi ha la disponibilità di tali codici potrà consultare i contenuti protetti.

Watermark

Con questa opzione, a tutte le pagine visualizzate su tablet viene sovraimpressa, in trasparenza, una immagine che riporta alcuni dati dell'utilizzatore, in modo che siano presenti su eventuali copie della pagina, anche fotografiche.